Telefonie in KMU: Trends und Technologien

Die Möglichkeiten, die Telefonie im Unternehmen zu organisieren, sind vielfältig. Der Wechsel zu einer neuen Kommunikationslösung will daher gut vorbereitet sein.

Wer sein bestehendes Telefoniesystem erneuern möchte, steht heute vor einer grossen Auswahl an Technologien und Anbietern. Die Fragen sind daher meistens vorprogrammiert: Passt eine lokale Installation oder eine Cloud-Lösung besser zu meinem Business? Welcher Anbieter oder Hersteller wähle ich? Was sind die Möglichkeiten mit Microsoft Teams?

Zwar geht der Trend bei Unternehmen mit geringeren Telefonie-Ansprüchen Richtung Cloud-Lösung, lokal installierte Telefoniesysteme haben aber nach wie vor ihre Berechtigung. Wir erklären die Modelle und was es bei der Auswahl einer neuen Kommunikationslösung zu beachten gilt.

Lokales Telefoniesystem

Das traditionelle Modell ist ein lokal installiertes Telefoniesystem. Ob eine lokale Lösung auch heute noch für ein Unternehmen die richtige Wahl ist, hängt, wie auch bei allen anderen Modellen, von den betrieblichen Anforderungen ab.

Die Vorteile einer sogenannten On-Premise Installation: Das Unternehmen ist unabhängig von Internetleitungen und Service Providern. Anbindungen an Alarmierungslösungen (für Personen oder Sachenschutz) und an CRM- sowie ERP-Systeme lassen sich gut realisieren, weil sämtliche Server und Applikationen an einem Standort vorhanden sind. Digitale Schnittstellen, IP-Telefonie, Softphones und Mobile Apps auf Smartphones sind selbstverständlich möglich. Die Anbindung von bestehenden DECT-Installationen an ein neues, lokales Telefoniesystem ist grundsätzlich einfach umsetzbar und schützt damit die Investition.

Das Unternehmen kümmert sich selbständig um den Betrieb und die Wartung der Anlage. Optional ist das teilweise oder komplette Outsourcing der Leistungen an einen Dienstleister möglich.

Das Telefoniesystem in der Private Cloud

Bei diesem Modell betreibt ein Systemintegrator das firmeneigeneigene Telefoniesystem auf einem Server in einer Private Cloud. Die Telefoniesystem wird dem Benutzer als ausgelagerter Dienst zur Verfügung gestellt. Private Clouds werden, im Gegensatz zur Public Cloud, nur einem bestimmten Nutzer (Unternehmen) bereitgestellt. Das Unternehmen behält somit die vollständige Kontrolle über das eigene Telefonsystem.

In der Private Cloud ist, wie bei einer lokalen Anlage, die Anbindung von firmeninternen Schnittstellen an die Kommunikationslösung möglich. Da die Anbindung über die Internetleitung erfolgt, ist diese von deren Verfügbarkeit und Bandbreite abhängig. Bei einem Ausfall der Anbindung funktioniert das Telefonsystem nicht mehr. Es besteht jedoch die Möglichkeit ein Notrouting mit Smartphones aufzubauen.

Die Vorteile gegenüber der lokal installierten Lösung sind: Das Unternehmen braucht vor Ort keine physisches Telefonsystem und keinen speziell eingerichteten Serverraum. Der Cloud-Betreiber stellt den Betrieb, die Updates und, je nach Vertrag, die Wartung des Telefoniesystems sicher. In einer Private Cloud kann das Unternehmen auf Wunsch Zugriff auf das System erhalten, z.B. um selbst Änderungen vorzunehmen.

Cloud-Telefonie in der Public Cloud

Public Clouds verwenden eine gemeinsam genutzte Infrastruktur über das öffentliche Internet. Bei diesem Modell bezieht das Unternehmen die Kommunikationslösung als vollständigen Service (Software-as-a-Service). Die Mitarbeitenden greifen über den Webbrowser von überall auf die Telefonie zu.

Gemäss dem «Pay-per-use» bezahlt das Unternehmen nur die aktiv genutzten Leistungen. Im Anschlusspreis pro Benutzer sind das Hosting, der Betrieb und die Upates der Telefonielösung inkludiert. Die Kapazitäten (z.B. Anzahl User) können nach oben oder unten angepasst werden. Anbindungen von kundenspezifischen Datenbanken oder speziellen Anwendungen wie Callcenter und oder Alarmierungslösungen sind hingegen eingeschränkt oder, je nach Software, gar nicht möglich.

Und die Kosten?

Für lokal betriebene Telefonanlagen fallen einmalige Anschaffungskosten für die Hard- und Software sowie Folgekosten für Software-Updates an. Bei Cloud-Lösungen schlagen hingegen höhere, wiederkehrende Kosten pro User-Lizenz zu Buche.

Welche Art der Telefonie langfristig in organisatorischer und preislicher Hinsicht die optimaler ist, hängt im Wesentlichen von den Bedürfnissen und den bestehenden Systemen (CRM und ERP) des Unternehmens ab. Fakt ist: Wiederkehrende Lizenzkosten pro User können oft teurer sein als einmalige Investitionen.

Im Trend: Integration der Telefonieapplikation in Microsoft Teams

Für Unternehmen, die Microsoft Teams (MS Teams) bereits für die Kollaboration und interne Kommunikation nutzen, kann es interessant sein, es auch als Telefonsystem in Betracht zu ziehen. MS Teams eignet sich gut für Unternehmen, die keine prozessintegrierten Datenbankanbindungen und anspruchsvolle Telefonielösungen wie Rufverteilungen oder Vermittler benötigen. Wer jedoch auf solche Schnittstellen und hybride Infrastrukturen angewiesen ist, muss MS Teams mit einem Telefonsystem integrieren. Die Anfragen nach diesen Integrationen nehmen stark zu, lassen sich doch damit die Vorteile beider Welten nutzen.

Mit Experten sprechen

Das Wichtigste bei der Wahl eines Telefonsystems sind die Bedürfnisse des Unternehmens und die Anforderungen an den Kundenservice. Zu berücksichtigen sind Kriterien wie die Anzahl Mitarbeitende, die vorhandene ICT-Infrastruktur, das Budget, die benötigen Schnittstellen und die Anforderungen des Business. Nicht zu vernachlässigen sind zudem die Ziele, die durch die neue Lösung erreicht werden sollen, wie z.B. Verbesserung der Verfügbarkeit, Sicherheit oder eine Effizienzsteigerung. Erst auf Basis der Bedarfsanalyse lässt sich die passende Lösung festlegen.

Ganz egal, welches die Beweggründe sind, über ein neues Telefonsystem nachzudenken: Sprechen Sie mit einem spezialisierten Dienstleister/Integrator darüber, der sie unabhängig beraten kann!